Vier basisstappen op weg naar betere prestaties | PDCA cirkels

Vier basisstappen op weg naar betere prestaties

Geschreven door

Verbeter de prestaties van de organisatie in vier stappen met datagedreven PDCA.

Datagedreven verbetercirkels leggen kiem voor het succes

De PDCA-cyclus van dr. Deming blijkt nog altijd hét fundament te zijn om met stuurinformatie en data analytics grote successen te boeken. Daarnaast moet je een leersysteem organiseren en faciliteren met data.

De vier stappen naar betere prestaties

  1. bepaal normen en targets op je (onvervalste) KPI’s, evalueer die regelmatig en stel ze bij (plan, act)
  2. gebruik data en informatie consequent voor analyse en actie (plan, do)
  3. gebruik data en informatie doelbewust om te verbeteren en te innoveren (do)
  4. bekijk de cijfers, praat er over met elkaar en bespreek met elkaar de negatieve en positieve prestaties (check)

Onderzoek toont aan wat de vier cruciale PDCA-stappen zijn voor het behalen van betere bedrijfsresultaten (zie de kadertekst). Deze vier factoren kun je zien als de turbomotor van een snelle en wendbare sportwagen. Van alle factoren die in het onderzoek zijn meegenomen, zijn deze vier factoren voor ruim een derde verantwoordelijk voor betere bedrijfsresultaten. Een datagedreven PDCA-cyclus kan in alle lagen en disciplines van een organisatie het verschil maken tussen succes of falen.

Met alleen data ben je er dus nog niet. En met enkel de PDCA-cyclus doorlopen ben je steeds vaker niet snel of nauwkeurig genoeg. Neem de fietsenbranche. Niet voor niets krijgen bedrijven als fietsenwinkel.nl op meer en meer plekken voet aan de grond en snoepen zij een steeds groter marktaandeel af van traditionele partijen. Zij weten het verschil te maken door een slimme en geavanceerde vorm van leren en verbeteren met behulp van data analytics. Lees alles over de top 7 trends in data analytics van 2019.

De crux zit in het combineren van deze twee aspecten (data en verbetercycli). Het inrichten van datagedreven verbetercirkels helpt om niet alleen continu in beweging te blijven, maar ook om tegelijkertijd sneller en preciezer dan voorheen tot verbeteringen en volgende versies van je dienstverlening te komen. Doordat PDCA in een cyclus is ingebed, is het concept nooit klaar, maar kom je wel steeds een stapje verder.

Perfecte businessmodel bestaat niet

Ook fietsenwinkel.nl blijft constant veranderen, ook al zijn ze op dit moment zeer succesvol. Je kunt niet blijven steken in een bestaand businessmodel. Er is niet één perfect businessmodel waar je naartoe groeit. Je moet je blijven aanpassen. Ook in Nederland blijft fietsenwinkel.nl hun business continu veranderen, aanpassen en optimaliseren. Niet in de laatste plaats omdat mensen, hun behoeften, hun verwachtingen en de omgeving ook veranderen. Het is een grote valkuil voor veel grote bedrijven, dat zij – als het goed met hen gaat – hun businessmodel als het ware laten stollen. Dan stopt het continue proces van aanpassen en verbeteren. En vervolgens wordt het steeds moeilijker om het steeds logger wordende apparaat nog te veranderen.

Het voorbereiden van de data-analyse (plan), het werken met data (do), het vergelijken van data (check) en het aanpassen op basis van data (act) houdt eveneens nooit op. Er is met andere woorden steeds sprake van een wisselwerking tussen data en het doorlopen van de verbetercirkel, waardoor je deels geautomatiseerd een continu leer- en verbeterproces in gang zet.

PDCA-cyclus

Plan – Het leren via een PDCA model vindt niet losgezongen van de business plaats, zoals je wel eens ziet in de wereld van trainingen en opleidingen (‘je steekt er altijd wel wat van op’). Nee, het leren vindt plaats tegen de achtergrond van hogere doelen van de organisatie, de strategie en de daarvan afgeleide Kritieke Prestatie Indicatoren, oftewel KPI’s (definitie & voorbeelden).

Do én Check – Data geeft niet alleen aanwijzingen voor gouden combinaties, voor wat het beste zal werken in het doen, maar data zorgt ook voor realtime feedback op alle gedragingen die je laat zien als mens, als team, als afdeling en als organisatie. Zo leg je de link. Wat werkt nu wel en wat niet?

Act – Op basis van datagedreven simulaties en datacratische scenarioplanning komt in beeld wat er werkt (doorzetten), wat er niet werkt (stoppen) en wat er wanneer wél gaat werken (bijstelling of bijsturing). Zo ontstaan er op feiten en meerdere scenario’s gebaseerde nieuwe verbeterplannen en is de cyclus datagedreven doorlopen. Elke cyclus eindigt met een verbeterslag, bijvoorbeeld een bijsturing om te komen tot een volgende versie, een volgend product of een volgende handeling meer of minder in het werkproces.

Conclusie

Datagedreven werken & verbetercirkels zorgen er zo voor dat het leren ook tot rendement leidt voor de organisatie. Mensen leren wat er nodig is om betere prestaties neer te zetten; prestaties die ertoe doen. Niets is zo frustrerend voor een mens om besluiten te nemen die slecht uitpakken of veranderingen die niet werken. Juist in het steeds weer doorlopen van de cyclus zie je de beweging ontstaan waardoor processen steeds beter gaan lopen en mensen steeds beter gaan doen wat werkelijk nodig is. Naarmate je meer stappen in de PDCA-cyclus kunt zetten op basis van data, versnel je het verbeteren van processen én komt de verbetercyclus zelf ook in een hogere versnelling. Het vliegwielmechanisme doet zijn werk.

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met vier basisstappen op weg naar betere prestaties (pdca cirkels) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas Passionned Group

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas Passionned Group

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
3018
Aantal trainingen & workshops
3019
Aantal deelnemers opgeleid
3020
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
3021
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14