PDCA-huis | Datacratisch raamwerk | Datagedreven verbeteren

Het PDCA-huis en het datacratische raamwerk

Geschreven door

Door data met PDCA te combineren creëer je een datacratisch raamwerk. Zie hier alle bouwstenen van het PDCA-huis.

Op weg naar een intelligente, datagedreven organisatie

Als jouw koers niet klopt, dan loop je steeds vast. Dan is het prachtig wat je allemaal agile weet op te tuigen, maar dat heeft dan geen enkele zin. Je moet weten waar je naar toe wilt en waarom je op een bepaalde plek uit wilt komen. Met alleen een juiste koers ben je er echter ook nog niet. Om te weten of je op de juiste koers zit en blijft, heb je eenduidige KPI’s en data analytics nodig.

Stel je geen Key Performance Indicators (zie ook voorbeelden) op, dan kun je heel veel plezier hebben in je werk, maar dan zal je niet systematisch werken en niet als de beste probleemoplosser te boek staan. Uiteindelijk gaat het om het blijven doorlopen van een leer- en verbetercyclus. Dat is nooit een eenmalig traject, maar een doorlopende activiteit. Je bevindt je altijd in de Plan-fase, de Do-fase, de Check-fase of de Act-fase.

Het datacratische raamwerk

De juiste koers, eenduidige, onvervalste KPI’s, data analytics en doorlopende verbetercirkels: dat zijn de essenties van het datacratisch raamwerk. Je wilt immers beweging op gang brengen.

  • Om de juiste koers te houden, zorgt de Plan-fase via visie, missie, strategie en doelen voor zicht op het totale landschap en via de KPI’s juist dat je on-track blijft en niet ontspoort.
  • De do en de check zorgen voor de analytische kant, zodat je zeker weet dat je de dingen goed doet én dat je de goede dingen doet.
  • De Act-fase zorgt voor agility, voor een steeds sneller aanpassingsvermogen waarin je niet slechts één keer per jaar of kwartaal kunt bijsturen, maar één keer per dag, of zelfs één keer per minuut.

Dit datacratische raamwerk gaat je helpen meer begrip te krijgen van alle kritische elementen die om de hoek komen kijken bij de verschillende stappen in de PDCA-cyclus.

Gebruik de aanwezige meetgegevens op slimme manier

Het steeds frequenter verversen van data is geen doel op zich en mag ook niet als een blok aan het been worden ervaren. Als mensen voor het ophalen van data ellenlange vragenlijsten moeten invullen, schiet het zijn doel voorbij.

In een datacratie wordt slim vastgesteld welke KPI’s je kunt gebruiken, zonder dat dit extra administratief werk met zich meebrengt.

Zo worden meetgegevens gebruikt die toch al aanwezig zijn, zoals het moment dat een document aangemaakt wordt, het tijdstip van verzending, et cetera. Door van data naar verbeteren te gaan, kun je je ontwikkelen tot een intelligente, datagedreven organisatie. Die werkt continu aan het verbeteren van de overgang:

  • van proces naar prestatie;
  • van algemene leiding naar lokaal leiderschap;
  • van losgezongen communicatie naar connected werken;
  • van informatie naar inzicht;
  • van uitvoerend personeel naar ondernemende producers.

Twintig bouwstenen

In totaal zijn er twintig bouwstenen die een rol spelen bij datacratische verbetercirkels en het bouwen van een PDCA-huis.

Daarnaast zien we dat bij de plan-fase allround zicht belangrijk is. Dan gaat het erom dat je goed weet wat er gaande is in de markt en binnen je organisatie; anders snijden je plannen sowieso geen hout. Bij de stappen do en check zijn vooral analytische competenties en tools van belang en bij de stap act gaat het vooral om het vergroten van je agility.

Tot slot moet je de stappen en deze bouwstenen goed op elkaar uitlijnen (alignment). Anders verlies je veel te veel geld en energie aan bijvoorbeeld een ICT-infrastructuur waar je mensen of processen nog helemaal niet klaar voor zijn.

Bouwsteen Missie en Strategie
Bouwsteen Psychologie van het kiezen
Bouwsteen Commitment en Communicatie
Bouwsteen Onvervalste KPI's
Bouwsteen Inspireren
Bouwsteen De grote en kleine PDCA
Bouwsteen Lean processen
Bouwsteen ICT Infrastructuur
Bouwsteen Workflowmanagement
Bouwsteen Mobiliseren
Bouwsteen Decisionmanagement
Bouwsteen Kwaliteitscontrole
Bouwsteen Check, Check en Dubbelcheck
Bouwsteen Feedback
Bouwsteen Waarderen
Bouwsteen Scenario planning
Bouwsteen Bijsturen en bijstellen
Bouwsteen Agility
Bouwsteen Regie en roadmap
Bouwsteen Reflecteren

Het PDCA-huis

Wat ga je allemaal tegenkomen als je met PDCA aan de slag gaat? Met de twintig bouwstenen leg je de fundamenten voor een stormbestendig PDCA-huis. Want als je strategie niet klopt, dan kun je nog zo hard “PDCA-en” maar dan “PDCA” je misschien wel de verkeerde kant op. En wanneer je geen cultuur hebt van feedback of een behoorlijke ICT-infrastructuur, dan zit er een rem op je PDCA.

Zo reikt elke bouwsteen je een invalshoek aan waarmee je elke stap meer kracht bij kan zetten, de letter kan kapitaliseren, van p naar P, van d naar D, enzovoorts. Zodat je dieper, intensiever, sneller en eenvoudiger kan “PDCA-en”. Om deze blog prettig leesbaar te houden, is gekozen om alleen de belangrijkste elementen waaruit een bouwsteen bestaat hier toe te lichten. Wil je je verder verdiepen in een of meer bouwstenen, raadpleeg dan de verdiepingspagina’s en/of het boek Datacratisch werken.

Let the data do the talking

Door het datacratisch werken ben je vooral bezig met storytelling. Welk verhaal vertelt de data je? Welke werkelijkheid weerspiegelen al die getallen?

Vergelijk het met de getallenstroom uit de film van The Matrix. Het gaat niet om de getallen, maar om de wereld en de werkelijkheid die erachter schuilgaan.

Als je dat verhaal goed doorvertaalt naar je organisatie, en dat verhaal goed teruglegt in je organisatie, dan zou je je als management verder terug kunnen trekken. Je rol verandert dan van “manager als bepaler” naar “manager als coach”. Je gaat samen optrekken met je mensen: zij kennen net als jij de getallen, maar zij kennen ook de verhalen uit de praktijk.

De kennisasymmetrie verdwijnt en we bevinden ons – meer dan ooit – op dezelfde “bladzijde van het boek”. Er ontstaat een gezamenlijk verhaal, waarin professionals echt de verandering kunnen bewerkstelligen. Zij zijn degenen die met de klanten praten en de klanten kennen. Zij zijn degenen die het verhaal kunnen herschrijven.

Conclusie

Het verhaal moet verteld worden op basis van de data, de data komt van onderop, en de verandering komt dus ook van onderop. Dat is de manier waarop je een verandering in jouw organisatie werkelijk kan realiseren.

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met pdca-huis (datacratisch raamwerk) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas Passionned Group

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas Passionned Group

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
3185
Aantal trainingen & workshops
3186
Aantal deelnemers opgeleid
3187
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
3188
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14