Hoe benut je alle voordelen van een intelligente, datagedreven organisatie?

Wat zijn de voordelen?

Verzilver de 25+ voordelen van datagedreven werken

De adviseurs van Passionned Group inventariseerden de afgelopen jaren een flink aantal BI-voordelen. Ze vormen de belangrijkste bouwstenen van de I/O:

De intelligente organisatie

De I/O stuurt niet op intuïtie, maar op data

De intelligente, datagedreven organisatie gedraagt zich wezenlijk anders dan een traditionele organisatie. Niet langer het subjectieve idee, het humeur of de intuïtie van de manager is leidend, maar de data en patronen zijn de leidraad voor al het handelen. Maar welke concrete voordelen geniet je nu als intelligente, datagedreven organisatie? Daarover zijn de meningen soms nog verdeeld. Vanuit onze adviespraktijk hebben wij in de loop der jaren in ieder geval een flink aantal voordelen kunnen verzamelen die we graag met je delen. Deze bijdrage gaat daarom over de voordelen van Business Intelligence en de kansen die BI een organisatie en haar medewerkers biedt.

Zoals beschreven in het boek ‘De intelligente, datagedreven organisatie’ kun je de voordelen van BI bezien vanuit een viertal verschillende perspectieven:

  • Het omgevingsperspectief schetst de grote druk en dynamiek waarmee veel organisaties op dit moment te maken hebben. BI wordt gezien als een noodzakelijke voorwaarde om als organisatie te overleven. De nadruk ligt hier vooral op het indammen van de (potentiële) risico’s die zich voordoen wanneer een organisatie haar omgeving niet goed scant.
  • Het organisatieperspectief belicht vooral de kansen die BI met zich meebrengt voor je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan het realiseren van meer omzet door een veel beter inzicht in klantgedrag, of het monitoren, bijsturen en verfijnen van de strategie op basis van dashboards. Dit kan door gebruik te maken van ondubbelzinnige definities, betrouwbare datasets, betekenisvolle KPI’s en eenduidige klantinformatie.
  • Het mensperspectief gaat in op de mens als informatieverwerker en beslisser, die steeds kennisintensievere taken gaat uitvoeren, slimmer gaat samenwerken en dat in steeds kortere tijd. Met BI kan de productiviteit van de medewerkers en managers stijgen. Er komt een betere balans tussen het gebruik van intuïtie en feiten bij het nemen van beslissingen.
  • Het technologieperspectief benadrukt de voordelen van BI op het gebied van informatietechnologie. Met BI ontlast je de IT-organisatie en voorkom je dat de explosieve groei van data, onder andere door big data en het Internet of Things, leidt tot informatieoverbelasting.

bestel hier het boek

Belangen medewerker en organisatie lopen synchroon

De voordelen van een intelligente organisatieHierbij tekenen we direct aan dat slimme organisaties ervoor zorgen dat beide belangen, het individuele en het collectieve belang, niet (te ver) uit elkaar gaan lopen, maar op het juiste juist moment samenkomen. Niet divergeren, maar convergeren is daarom ons devies.

Als er binnen een organisatie één versie van de waarheid rondgaat, is dat zowel voor de medewerker als voor de organisatie wel zo prettig. Het leidt tot minder verhitte discussies en de efficiëntie van de operationele processen neemt toe. Een belangrijke voorwaarde is dat dan kant-en-klare informatie en kennis beschikbaar moeten zijn voor medewerkers op alle niveaus. Medewerkers zijn zelf in staat om de juiste signalen snel te detecteren en de belangen van de organisatie op een goede manier te behartigen.

Productiviteit kenniswerkers neemt toe

Nog een voorbeeld. Een van de grootste uitdagingen van organisaties in deze tijd ligt in het verbeteren van de productiviteit van de kenniswerkers. Zonder goede BI verrichten zij te vaak relatief laagwaardig werk. Ze verdoen hun tijd aan spreadsheets en het “echte” werk, de analyses, blijft liggen. BI lost dat probleem op.

BI levert de belangrijkste rapporten en dashboards en zorgt – gevraagd en soms ook ongevraagd – voor ad-hoc-analyses voor de kenniswerkers. Doordat alle data uit een en dezelfde bron komt, bijvoorbeeld een datawarehouse en bovendien op elkaar aansluit, kunnen de kenniswerkers ook nog eens veel beter samenwerken en efficiënter communiceren.

TIP: hoe realiseer je efficiënte en effectieve BI?

Voor efficiënte en effectieve BI dient informatie een gemeenschappelijke en eenduidige definitie te kennen, zodat iedereen dezelfde besturingstaal spreekt. Dit kan je mede afdwingen door één bron van geïntegreerde data te gebruiken, bijvoorbeeld een datawarehouse, en dan niet alleen voor intern gebruik, maar ook voor klanten, leveranciers en aandeelhouders.

Samenvattend kunnen we alle voordelen die gepaard gaan met het toepassen van Business Intelligence rubriceren vanuit twee verschillende invalshoeken: de medewerker en de organisatie (het management, de directie of de raad van bestuur).

De voordelen voor de medewerkers

  1. BI IS FUN. BI zet medewerkers en teamleiders in hun werkelijke kracht. Met BI ga je specifiek zoekgedrag bij medewerkers en managers stimuleren. Op alle fronten wordt de nieuwsgierigheid gestimuleerd. In een datagedreven organisatie is het ook veel leuker en prettiger om samen te werken, omdat iedereen dezelfde taal spreekt.
  2. ONTLASTING IT-AFDELING. Queries draaien niet langer rechtstreeks op de operationele systemen, maar op aparte servers, waardoor de operationele systemen en daardoor de IT-afdeling aanzienlijk worden ontlast. Overbelaste servers en haperende of vastgelopen databases behoren daarmee tot het verleden.
  3. GEZONDER WERKKLIMAAT. BI schept transparantie, medewerkers worden eigenaar van het proces en slimme algoritmes maken saaie, repetitieve en handmatige werkzaamheden overbodig. Er komt een betere balans tussen intuïtie en ratio. De zingeving neemt toe en organisaties worden weer gezonde en plezierige plekken om te werken.
  4. BI MAAKT EINDE AAN “EXCEL-HEL”. Met de introductie van BI komt er een einde aan de wirwar aan spreadsheets in de organisatie (“de Excel-hel”). De businessmensen nemen met een BI tool het heft in eigen handen. De spreadsheets zijn alleen in uitzonderlijke gevallen nog nodig.
  5. WERKEN MET INDICATOREN EN DATA IS LOGISCH. Het werken met indicatoren en data is eenvoudig te begrijpen. Dankzij BI kun je eenvoudiger (big) data uit verschillende bronnen combineren in rapporten, dashboards en analyses. BI zorgt ook voor inzicht in je datakwaliteit. Daarnaast kan je met BI tools data opschonen, koppelen en gladstrijken, zoals bijvoorbeeld bij het ontdubbelen van klanten.
  6. BI BRENGT MEDEWERKERS IN VERBETERMODUS. Het ingebouwde principe (Plan-Do-Check-Act) van de verbetercyclus spreekt medewerkers aan. BI is een krachtig instrument om je eigen prestaties continu te monitoren, grondig te analyseren en te verbeteren. Medewerkers komen automatisch in de verbetermodus in plaats van de bekende klaagmodus.
  7. BI ZORGT VOOR JUISTE DOSERING INFORMATIE. Informatieoverbelasting is een reëel probleem. BI kan dit dilemma oplossen. Allerlei filter-, aggregatie- en visualisatieprocessen helpen kenniswerkers om steeds beter te onderscheiden wat relevant is en wat niet. Kortom: er is minder mentale belasting bij medewerkers door een juiste dosering van de informatie.
  8. BESLUITEN VINDEN LAGER PLAATS IN DE ORGANISATIE. De organisatie kan “afplatten” door data ook laag in de organisatie aan te bieden. Als de bevoegdheden zijn ingeregeld en de juiste vaardigheden en gedragscultuur aanwezig zijn, kunnen veel besluiten op een laag niveau worden genomen.
  9. BI ZORGT VOOR SNELLERE EN BETERE FEEDBACK. Een eigen verantwoordelijkheid wat betreft proces en resultaat zorgt ervoor dat de feedback sneller aankomt. Feedback hoeft niet altijd via de leidinggevende te lopen. Goede informatie spreekt voor zich. Data is neutraler dan de mening van de manager. Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid, interessanter werk en betere feedback.
  10. BI DOORBREEKT DE HIËRARCHIE. Medewerkers hebben hierdoor geen ‘last’ meer van hinderlijke structuren of een verstikkende hiërarchie. Bovendien functioneren ze vaak beter en voelen zich meer verantwoordelijk binnen zelfsturende teams. Samen met collega’s continu verbeteren creëert bovendien een groepsgevoel en verhoogt de teamspirit.
  11. BI IS AANJAGER VOOR KENNISMANAGEMENT. BI stimuleert het zelfstandig werken binnen teams. BI is, zoals gezegd, een krachtig instrument om de prestaties continu te monitoren, grondig te analyseren en te verbeteren. Maar ook om kennis en waardevolle inzichten te delen via kennissystemen. Dankzij BI krijgt kennismanagement handen en voeten.
  12. BI BEVORDERT DE STRATEGIE-ONTWIKKELING. Dankzij BI ontstaat er inzicht in de samenhang tussen de eigen activiteiten en het strategische kader. Als je BI koppelt aan je organisatiestrategie en datagedreven gaat werken op basis van KPI’s, krijg je een snelle terugkoppeling en kun je zien of de strategie werkt. Kleine of grote koerswijzigingen kun je dan eenvoudig testen. Medewerkers haken sneller aan op veranderingsprocessen en raken meer betrokken bij het wel en wee van de organisatie.

De voordelen voor de organisatie

  1. BETERE EN SNELLERE BESLISSINGEN. Mensen willen meer dan ooit hun eigen koers bepalen, zonder zich te veel gelegen te laten liggen aan overbodige structuren en een energievretende hiërarchie. Beslissingen laat je steeds meer over aan de medewerkers zelf en zakenpartners. Als de data linksaf zegt, dan ga je linksaf, ook al zegt de baas rechtsaf. Kortom: de organisatie gaat betere en snellere beslissingen nemen die zijn gebaseerd op data.
  2. RENDEMENT OP KENNISWERKERS STIJGT. Relatief dure kenniswerkers knutselen niet langer aan spreadsheets, maar komen toe aan het serieuze analysewerk. BI levert kant-en-klare stuurinformatie en datasets op het juiste moment af bij de juiste kenniswerker in de juiste vorm. Kenniswerkers worden productiever omdat zij met BI zelf eenvoudig data kunnen combineren, visualiseren en analyseren. Self service BI kan een groot voordeel zijn voor de organisatie.
  3. ÉÉN VERSIE VAN DE WAARHEID. Dankzij BI staan definities niet telkens meer ter discussie. Het gaat voortaan over de cijfers en het verhaal erachter. In een goede BI-infrastructuur leg je definities dus slechts één keer vast. Definities sluiten bedrijfsbreed en van hoog tot laag naadloos op elkaar aan. Binnen de organisatie circuleert voortaan dus één versie van de waarheid.
  4. BI VERGROOT DE SLAGVAARDIGHEID. Dankzij de BI-principes gaat de organisatie voortaan beter om met onzekerheid, dynamiek en marktwerking. Met goede BI kom je minder snel voor verrassingen te staan en kan je hierdoor eerder anticiperen op positieve of negatieve (markt)ontwikkelingen die gaande zijn. BI draagt bij aan de onzekerheidsreductie door een optimale verversingsgraad van data en rapporten, de introductie van leading indicatoren en voorspellende algoritmes.
  5. GROTERE WENDBAARHEID. Door BI worden meer relevante en minder irrelevante signalen zichtbaar. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid voor het management om meer afgewogen, betere beslissingen te nemen. En sneller dan concurrenten kansen en bedreigingen waar te nemen en hierop te anticiperen. Je organisatie wordt wendbaarder en kan sneller anticiperen op marktveranderingen
  6. SNEL INZICHT IN ESSENTIALS VIA DASHBOARD. BI kan alle relevante data eenvoudig uit systemen halen, opschonen, combineren, rangschikken en visualiseren in overzichtelijke rapporten en interactieve dashboards.
  7. TOTAALOVERZICHT MET ÉÉN DRUK OP DE KNOP. BI maakt ook inzichtelijk waar veranderingen (in beleid) het beste kunnen plaatsvinden: in de klantdimensie, productdimensie of op andere dimensies, of een combinatie van dimensies. Al die dwarsdoorsnedes en geavanceerde business analyses komen met één druk op de knop beschikbaar. Bovendien zorgt BI voor meer samenhang en een goede integratie van data en processen.
  8. BETERE KLANTKENNIS, MEER VERKOPEN EN HOGERE MARGES. Dankzij BI kun je op klantniveau beter differentiëren en personaliseren. Doordat je met BI zowel in- als externe data uit verschillende bronnen bij elkaar brengt, en op elkaar afstemt kun je over de silo’s van je organisatie heen snel dwarsdoorsnedes maken. Voor specifieke doelgroepen kun je dan een apart, op maat gesneden, beleid ontwikkelen.
  9. BI LEVERT WAARDEVOLLE INZICHTEN. Met BI-systemen krijgen teams snel inzicht in de prestaties van bedrijfsprocessen en kunnen ze snel zien waar potentiële verbeterpunten zitten. Voeg je daar machine learning modellen aan toe, dan creëer je nog meer kennis van zaken in bovendien een rapper tempo. BI is zo een belangrijke stuwende kracht voor (snellere) innovatie, organisatie- en productontwikkeling. Zo krijgt de organisatie waardevolle inzichten over realisatie van de strategie en bedrijfsprocessen.
  10. MEER TRANSPARANTIE EN MINDER FRAUDE. BI vergroot de transparantie, de mogelijkheden tot dialoog en vermindert daarnaast de kans op fraude. Zo kan BI ook een bijdrage leveren aan riskmanagement. Algoritmes spelen ook een steeds grotere rol bij (interne) fraudedetectie. Je zoekt dan met machine learning modellen naar statistische onregelmatigheden in je data.
  11. STIMULANS VOOR STRATEGIE-ONTWIKKELING. BI biedt organisaties een instrument om de strategie te helpen formuleren, te monitoren, bij te sturen en te verfijnen. Door externe data te verzamelen en alle relevante informatie in het BI-systeem te combineren en te koppelen aan de strategische en tactische doelen. BI helpt je zo bij het najagen van je strategische en tactische doelen. Dankzij een brede beschikbaarheid van de data gaan medewerkers hun bijdrage aan de strategie en het businessmodel steeds beter begrijpen en ze gaan hier ook steeds vaker naar handelen.
  12. KANTELMOGELIJKHEID EN INGEBOUWDE FLEXIBILITEIT. Het kantelen van de organisatie is het volgens de principes van integrale dienstverlening inrichten van een slimme frontoffice en een gespecialiseerde backoffice. Ergens in je proces zet je de “knip”. De organisatiestructuur wordt hierdoor minder complex. Je gaat de voorkant van de organisatie inrichten op basis van processamenhang met één loket in plaats van productsamenhang of hiërarchie met meerdere loketten. Zo zorg je dat je de noodzakelijke flexibiliteit structureel inbouwt in je organisatie.
  13. BI LEVERT BIJDRAGE AAN DUURZAMERE WERELD. Dankzij BI en algoritmes wordt zichtbaar waar afval ontstaat in de bedrijfsketen. Slimme routering in de logistiek reduceert de CO₂-uitstoot. Algoritmes prijzen dynamisch bederfelijke voedingsmiddelen af, waardoor voedselverspilling wordt geminimaliseerd. Zo levert BI een bijdrage aan de circulaire economie.

Conclusie

Het succes komt de intelligente organisatie niet zomaar aanwaaien. Er ligt meestal een uitgekiende strategie aan ten grondslag, die ervoor zorgt dat alle voordelen ook optimaal worden benut. Dankzij BI organiseert de veelal dure kenniswerker zijn of haar informatie efficiënter. Tegelijkertijd nemen de “zoekkosten” van informatie af en komt het proces van beoordelen en delen van informatie in een stroomversnelling terecht. Tot slot vindt er een versoepeling van de samenwerking tussen teams en kenniswerkers onderling plaats.

Benut alle BI-voordelen

Wil je ook maximaal profiteren van alle potentiële voordelen die BI biedt? Neem dan contact op met een van onze BI experts.

neem nu contact met ons op

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met uitleg over de voordelen van een intelligente organisatie of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas Passionned Group

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas Passionned Group

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15