Organisatorisch perspectief BI-platform | BI software traject

Organisatorisch perspectief op BI-platforms

Geschreven door

Het organisatorisch perspectief bij het selecteren van een nieuwe BI-platform. Hoe organiseer je het?

BI tools survey

In de vorige blog ben ik ingegaan op de aanpak voor de selectie van een nieuw BI-platform. In het vervolg hierop zoom ik in op het organisatorisch perspectief.

Een dochteronderneming

De selectie van een nieuwe BI toepassing is in overleg met het hoofdkantoor uitgevoerd. Er zijn immers sterke argumenten voor een gezamenlijk (centraal) beleid voor het inkopen van BI-tools. Op concernniveau werken ze met Cognos en Information Builders.

Workshop met IT verantwoordelijken

In een aantal sessies heeft de groothandel het selectieproces voor een nieuwe BI tool met het hoofdkantoor besproken. Ook heeft het team de mogelijkheden van Oracle BI Server toegelicht. Recentelijk is een workshop gehouden met IT managers van de kantoren in Duitsland, Italië en Zweden. Hierin is gekeken naar het selectieproces. Er is discussie gevoerd over de wens voor meer standaardisatie. Dat is namelijk een belangrijk punt is bij het implementeren van een intelligente organisatie. Daarna is door de groothandel nog eens schriftelijk toegelicht op welke onderdelen Cognos niet voldoet.

Mogelijke voordelen van Cognos

De mogelijke voordelen om ook in Nederland te werken met Cognos zijn:

  • Inkoopvoordeel: de groothandel krijgt nog de prijzen door van Cognos vanuit Zweden
  • Uitwisseling van kennis en expertise: Zweden blijkt hier niet structureel tijd voor vrij te kunnen maken
  • Minder platforms, door hergebruik van interfaces: geen business case hiervoor, er is geen vergelijkbare situatie met exact dezelfde systemen bij een andere vestiging van het concern
  • Gedeelde infrastructuur: vastgesteld is dat een datawarehouse en business intelligence infrastructuur altijd lokaal moet bestaan

Het enige voordeel lijkt een inkoopvoordeel.

Impact op de organisatie bij keuze voor Oracle

In dit hoofdstuk beschrijven we de impact die de keuze voor Oracle BI Server heeft op de organisatie. Die impact is tweeledig, organisatorisch en technisch.

Organisatorisch

Het sterke punt van Oracle BI Server is rolgebaseerde rapporten en integrale dashboards. Dan moet er wel een omslag in denken komen. De managers kijken nu vooral naar omzet en producten. Ze zullen meer oog gaan hebben voor de klant en het proces. Ontwikkelaars van rapporten en dashboards zullen daar rekening mee houden. En de managers zullen daarom buiten hun eigen afdeling en discipline moeten gaan denken.

Oracle BI Server is een product dat qua architectuur nogal verschilt van Business Objects. Bij Business Objects (BO) heb je als ontwikkelaar veel vrijheid om externe gegevens te benaderen en formules in te voeren. In Oracle koppel je gegevens op de BI Server en niet zoals bij BO op de client. Op de Oracle BI server maak je ook de combinatie van meetwaarden en dimensies. Key-users koppelden gegevens, maakten formules en combineerden zelf de meetwaarden en dimensies. Deze inspanningen zullen straks door een persoon uitgevoerd worden. Of nog beter: een team dat de regie voert op dit vlak. Je kunt dan denken aan een Business Intelligence Competence Center. In het deel ‘Aanbevelingen’ wordt hier verder op ingegaan.

Het integrale gegevenspakhuis moet op een andere manier worden ingericht. De eindgebruiker kan dan zelf doorklikken naar lagere detailniveaus. De eindgebruiker wordt zelfvoorzienend. Verschillende afdelingen gaan niet meer allerlei lijsten produceren en verzenden. Met een standaard rapport of dashboard kan de eindgebruiker zelf grasduinen in de data. Daarvoor moet deze gebruiker wel geautoriseerd worden. Gebruikers kunnen overigens niet rapporteren over data die is opgeslagen in de datavault van de groothandel.

De overgang naar een andere BI tool brengt een migratie van rapporten met zich mee. Zowel de IT-afdeling, het datawarehouse team maar ook key-users en eindgebruikers krijgen hiermee te maken. Voor hen is een opleiding nodig voor de nieuwe BI-omgeving. Het inrichten van Oracle BI Server moet door een Oracle expert gebeuren. Op enig moment zal echter het beheer ervan bij de ICT afdeling komen te liggen. Die zal dus ook kennis moeten opbouwen van Oracle BI Server.

Technisch

De hardware van het management informatiesysteem moet geschikt zijn voor grote groepen gebruikers. Deze moet schaalbaar zijn en uitgebreid kunnen worden wanneer het aantal gebruikers toeneemt.

We adviseren om de nieuwe Oracle omgeving parallel aan de bestaande Business Objects omgeving op te bouwen. Er moet dan in ieder geval een nieuwe (virtuele) server beschikbaar komen. Daarnaast moet IT na de migratie de Business Objects omgeving en Webportal On-line (WOL) opruimen. Denk hierbij aan het deïnstalleren van Business Objects op de lokale computers. En het verwijderen van de WebIntelligence en de Broadcast Agent op de servers.

De Oracle omgeving is een webbased oplossing. Deze stelt daarom geen eisen aan de lokale computer van de eindgebruiker.

De Microsoft kubussen moeten worden overgezet naar Microsoft SQL Server 2016. Anders kunnen de ontwikkelaars geen gebruik maken van nieuwe functionaliteit. De kubussen staan nu in SQL Server 2010. Ontwikkelaars dienen dus kennis op te bouwen van Microsoft SQL Server 2016. Tevens adviseren we om de kennis van het optimaliseren van databases en kubussen sterk te vergroten.

Bepaalde functies moet niet meer in de kubussen van Microsoft SQL Server 2016 komen. Oracle BI Server is in bepaalde functies veel beter. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Named Sets (voorgedefinieerde filters) en hiërarchieën in de dimensies. Oracle BI Server kan de (gelaagde) dimensies importeren maar ziet dan geen ‘diepte’ in de verschillende niveaus.

De hiërarchieën moeten dus in de tussenlaag van Oracle opnieuw aangebracht worden. Anderzijds, de hiërarchie die momenteel bestaat om een productnummer te kunnen ‘zoeken’ kan vervallen. Binnen Oracle kan altijd op nummer gezocht worden. Ongeacht of er een hiërarchie is. Er is een uitgebreide zoekfunctie aanwezig is die bij Business Objects ontbrak.

Je wilt dat ontwikkelaars en gebruikers onderdelen van dashboards kunnen hergebruiken. Daarom moet er een bibliotheek aangelegd worden van objecten.

Aanbevelingen

Het migratieproces naar een nieuwe tool kan om uiteenlopende redenen vastlopen. De volgende aanbevelingen kunnen de kans op een succesvolle migratie naar Oracle BI Server verhogen.

1. Zorg voor blijvende betrokkenheid bij de gebruikers

Het selectieproces is met veel zorg uitgevoerd. Key-users en andere zijn nauw betrokken. Toch blijft het heel belangrijk om alle betrokkenen ook in het vervolg betrokken te houden. Omdat het gaat om een implementatie van een intelligente organisatie met nieuwe Business Analytics software. De 7 gewoonten spelen hier een belangrijke rol. Hierbij is het wel belangrijk om door te kunnen pakken en de vaart erin te houden. Alleen dan is het mogelijk om een succesvolle migratie te realiseren.

2. Benut de mogelijkheden van de nieuwe BI tool optimaal

De nieuwe BI tool biedt kansen. Stel autorisatieprofielen op en en richt gebruikersrollen in. Deze profielen met bijbehorende autorisatie zijn nodig zodat eindgebruikers uitsluitend gegevens kunnen raadplegen die ze mogen zien. Dit heeft ook als voordeel dat er minder dataverkeer plaatsvindt. Maar vooral dat kritische informatie niet ‘op straat komt te liggen’.

Bouw rapportages consequent op naar rol en niet naar afdeling of product. Een voorbeeld hiervan is een rapport voor de accountmanagers. In één oogopslag ziet die alle kengetallen van een klant:

  • het bestelpatroon
  • omzet ten opzichte van de verwachtte omzet
  • kortingsniveau
  • logistieke kengetallen
  • enzovoorts.

We adviseren soortgelijke rapportages te ontwikkelen voor alle beslissers: leveranciersmanagers, managers logistiek, enzovoorts.

Maak gebruik van de herbruikbaarheid van informatieobjecten en dashboard onderdelen. Zo ontstaat een zeer efficiënte vorm van decision management. Vooral de bouw van rolgebaseerde rapporten zal minder tijd in beslag nemen. Na verloop van tijd zal de bibliotheek gevuld zijn met de meest gebruikte objecten. Een nieuw rapport is dan snel gemaakt.

3. Bundel kennis, expertise en mankracht

Bij de keuze voor Oracle BI Server kun je meer taken op centraal niveau uitvoeren. Dit is goed voor de standaardisatie. Denk hierbij aan het inrichten van een tussenlaag. Daar koppel je gegevens uit het datawarehouse met bijvoorbeeld budgetinformatie uit spreadsheets. Een ander voorbeeld is het inrichten van de autorisatieprofielen. Of het aanmaken van herbruikbare dashboard onderdelen. Het is van belang dat je dit goed organiseert. Er zal een team van mensen moeten zijn die hierin de regie voert.

Deze reorganisatie van taken leidt tot een efficiëntere informatievoorziening. Definities kun je nu echt op één niveau vastleggen. Daarmee realiseer je dat business analisten allemaal één en dezelfde versie van de waarheid hanteren. Daarnaast bestaat er geen misverstand meer over wie wel of niet toegang tot bepaalde data moet hebben. Daarnaast zullen de business analisten minder tijd hoeven te besteden aan het ontwerpen en definiëren van rapportages. Zij kunnen nu meer tijd besteden aan analyse van informatie en het uitzetten van (corrigerende) activiteiten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met organisatorisch perspectief op bi-platforms of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas Passionned Group

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas Passionned Group

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
123
Aantal trainingen & workshops
123
Aantal deelnemers opgeleid
123
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
123
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14