Business Case | Investeren in een intelligente overheid

De business case voor de intelligente overheid

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Overtuig het management van het nut

De keuze voor één van de routes die ik in mijn vorige blog besprak heeft gevolgen. Je gaat het management en wellicht ook het bestuur overtuigen van de noodzaak, het nut en rendement. Binnen de overheid gebeurt dit nog veel te weinig op een gestructureerde manier. Goede initiatieven worden daardoor in de kiem gesmoord. Het is vaak geen gemakkelijke zaak, zeker niet in een politieke omgeving. Daarom geven we hier enkele richtlijnen en tips voor het opstellen van een goed investeringsvoorstel.

Problematiek

Beschrijf welke concrete problemen managers en medewerkers nu ervaren. En benoem voor welke uitdagingen de organisatie staat. Probeer de urgentie zo goed mogelijk over te brengen, zodat de noodzaak heel helder is. Werk met metaforen, want sommige bestuurders hebben geen affiniteit met bepaalde onderwerpen. Haak aan op thema’s die nu spelen in de politiek of in de samenleving. Zo gaat het leven en kunnen mensen het herkennen. Benader de problematiek multidisciplinair, dat wil zeggen:

  • beschrijf deze niet alleen vanuit de ogen van de techniek,
  • beschrijf deze niet alleen vanuit de perceptie van de veranderkundige
  • enzovoort

Zoek hierbij naar de samenhang tussen onderwerpen en naar relaties met andere thema’s. Maak het dan niet groter dan het is. Haal er dus niet van alles bij, maar laat wel zien dat je begrijpt waar het om gaat. Wees concreet en werk met voorbeelden.

Alternatieven en oplossingen

Bied een overzicht aan van mogelijke oplossingen en presenteer deze als alternatieven. Het is altijd prettig keuze te hebben. Beschrijf voor elke oplossing in hoofdlijnen de voor- en nadelen. Vergeet niet de kosten en baten. Beschrijf, indien mogelijk, voor de diverse alternatieven welke voordelen zijn behaald door andere organisaties, liefst overheden. Vergeet niet het scenario te beschrijven van ‘niets doen’. Daarmee geef je aan wat er gebeurt of kan gebeuren als er niets gebeurt.

Advies

Motiveer en adviseer welke oplossing volgens jou de beste is. Doe dit op gestructureerde wijze met bijvoorbeeld een tabel waarin je elk alternatief uitzet tegen verschillende dimensies. Alternatief één scoort op efficiency twee plusjes, op effectiviteit drie plusjes enzovoort. Alternatief twee scoort op efficiency één plusje, op effectiviteit één min enzovoort. Zet bij je advies hoger in dan het alternatief waarvan je verwacht dat het gekozen gaat worden. Beslissers zijn ook pragmatisch en kunnen denken ‘goed is goed genoeg’. Dan zit je veilig en hebben de zij het gevoel een optimale keus te maken.

Rendement

Werk je advies uit met een kosten-batenanalyse. Hierin noem je concrete cijfers over de benodigde investeringen, jaarlijks terugkerende kosten, en concrete verbeteringen. Doe dit in termen van besparingen in FTE’s als het gaat om het vormen van een frontoffice. Of benoem de 10% meer websitegebruik door klanten. Dat laatste kan ook weer gevolgen hebben voor besparingen in FTE’s omdat meer digitaal kan.

Rendementsberekeningen voor multidisciplinaire integrale programma’s zijn vaak lastig. Je moet immers informatie krijgen van diverse diensten en afdelingen. Die moeten straks wellicht iets inleveren en dat kan ze ervan weerhouden correcte informatie te geven. Bijvoorbeeld over hoeveel tijd zij nu steken in het maken van de maandelijkse rapportage. Dit punt is met name van belang bij routes twee en drie. Daar ‘raken’ we immers de organisatie veel meer dan bij route één.

Aanpak

Veel beslissers hebben een ‘afkeer’ om grotere bedragen te accorderen. Want grote bedragen betekenen vaak grote projecten en die geven dikwijls een grotere kans op falen. Verplaats je in hun positie, er staat straks wel hun handtekening onder. En zij worden aangesproken op het resultaat. Verwerk daarom in jouw voorstel een proeftuinfase met een go/no-go-beslissing. In die fase probeer je de oplossing uit, bijvoorbeeld bij één specifieke dienst of voor enkele producten.

Wanneer de proef slaagt heeft de beslisser meer houvast en zekerheid dat het totale traject een veel grotere kans van slagen heeft. Zorg, in het geval er nieuwbouw van ICT-systemen in het spel is, dat er een proefopstelling gemaakt wordt. Daarin valideer je niet alleen of de technologie past bij de organisatie en de oplossing helpt bij het verdwijnen van de problematiek. Daarnaast geeft het de beslissers iets concreets in handen waarmee zij anderen kunnen overtuigen om op dit spoor door te gaan. Het kan zo ook zorgen voor meer draagvlak.

Draagvlak en betrokkenheid

Het schrijven en indienen van een voorstel is één. Maar je wilt ook dat je opdrachtgever het voorstel accepteert, liefst zonder grote aanpassingen. Het is dan belangrijk om hierbij de juiste personen te betrekken. Geef in het bijzonder personen die in de invloedssfeer van de beslissers zitten ruimte om mee te denken over het voorstel. Maar zorg ook dat de personen om wie het gaat (die er straks voordeel of wellicht hinder van gaan ondervinden) erbij betrokken worden. Dat zal straks de acceptatie enorm kunnen vergroten.

Tot slot is het belangrijk om staffuncties erbij te betrekken. Denk dan aan:

  • personeel & organisatie in de rol van gedragsdeskundige
  • ICT als leverancier en beheerder van technologie
  • financiën als bewaker van de portemonnee en geldschieter

Er zijn overigens altijd personen in een organisatie met totaal andere ideeën. Wees hier alert op. Wanneer je denkt dat die personen zich hetzij direct of indirect binnen de invloedssfeer van beslissers bevinden, heb je een probleem. Je zult dan met hen op een slimme manier in overleg moeten treden om te achterhalen wat hun visie en mening is. En welke ‘oplossingen’ zij voorstaan. Op die manier kun je hier al in je voorstel rekening mee houden. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat het voorstel niet wordt goedgekeurd, of zelfs afgeserveerd. En dan ben je veel verder van huis.

Bijhorende zaken

Natuurlijk zijn er nog veel meer zaken die in een investeringsvoorstel thuishoren. Denk dan aan een beknopte en heldere samenvatting, bijlagen ter onderbouwing, afbeeldingen ter illustratie enzovoort. Het is daarnaast belangrijk dat je probeert vooraf te achterhalen hoe de beslissers denken over je uiteindelijke advies en aanpak. Je kunt dat dan ook weer in je voorstel verwerken. Vooruit denken dus.

Tot slot willen beslissers graag horen dat wanneer ze met het voorstel instemmen, de uitvoering ook in goede handen is. Het komt extra sterk over wanneer je aangeeft dat de implementatie uiterst professioneel zal verlopen. Dit omdat er een goede projectmanager is aangetrokken en er gebruikt gemaakt wordt van een projectmanagementmethodiek, bijvoorbeeld PRINCE 2.

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met business case (investeren in een intelligente overheid) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas Passionned Group

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas Passionned Group

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
1624
Aantal trainingen & workshops
1625
Aantal deelnemers opgeleid
1626
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
1627
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14