Data Science is geen doel op zich

Onlangs had ik een gesprek met een IT manager en die vertelde vol trotst: wij hebben een datalake. Nee, niet een datalek, een datalake. Toen ik daarop door ging vragen bleek er geen data in te zitten. Dat is niet de richting die je moet kiezen met Big Data en Data Science. Ze zijn geen doel op zich, maar ‘slechts’ een middel tot het doel. Je wilt beslissers inzicht geven in waar het beter kan of waar veel kansen liggen. Het management moet door Big Data & Data Science in staat zijn om slimmer, sneller en effectiever te opereren. Met als hoger doel: een intelligente organisatie realiseren.

Van traditionele BI naar nieuwe Big Data architectuur

Van oudsher maakte je goede, betrouwbare stuurinformatie met een data warehouse. Of een slap aftreksel daarvan. Dit Business Intelligence-principe staat bij veel organisaties nog hoog in het vaandel. Het datawarehouse levert data afkomstig uit vele interne en externe databronnen. De data haal je eerst op en integreer je daarna met het idee van ‘één bron van de waarheid’. Vervolgens stel je die beschikbaar aan de eindgebruikers. Met de komst van Big Data is deze traditionele opzet niet langer altijd houdbaar. Het einde van het datawarehouse is in zicht?.

De 4 grote uitdagingen van Big Data

Big Data confronteert organisaties met een aantal grote uitdagingen:

  • Je kan niet meer volstaan met aparte omgevingen voor BI, analyse, datamining en rapporten. Je neemt ze op in de informatiearchitectuur van de totale organisatie. En je integreert ze in de beslis- en stuurprocessen.
  • Het fysieke datawarehouse vormt niet langer het middelpunt van al je data. Het wordt vooral een model voor je metadata. Dit komt doordat BI veel meer gedistribueerd moet gaan plaatsvinden.
  • Je moet steeds vaker inzichten en voorspellingen direct terugkoppelen in het operationele proces. Dat is van groot belang voor het realiseren van de voordelen.
  • Slecht gestructureerde of grote hoeveelheden data vragen om eigen analytische functies en opslag.

Stap uit de schaduw van het verleden

BI moet uit de schaduw van het verleden stappen. Te veel BI-omgevingen zijn vooral een rapportenfabriek. Ze bieden weinig soelaas voor vraagstukken in het heden, laat staan de toekomst. Veel BI kijkt louter terug. Zaken als planning, budgettering en voorspelling moeten BI toegevoegde waarde geven in het heden. En richt je BI vooral op de toekomst, want daar ligt de toekomst van BI.

Een BI-architectuur moet tegenwoordig ook Big Data kunnen bevatten. Want: fotografie wordt de nieuwe universele taal. Naast transacties moet er dus ook plaats gemaakt worden voor observaties. Denk niet alleen aan foto’s maar ook aan machinedata of video’s. Of interacties op social media en op websites.

Verander je ambitie

Bovenstaande ontwikkelingen zetten je aan het denken. Hoe nu verder dan? Je kunt je nieuwe ambitie door de opkomst van Big Data & Analytics koppelen aan het volwassenheidsmodel voor BI. Dan zijn er twee zaken van cruciaal belang:

  • De nadruk gaat van rapporten en analyse naar Data Discovery (data science). Het was eerst een ‘nice to have’ maar wordt nu echt een ‘must have’. BI komt daarmee ook in de arena van selfservice. Gebruikers willen veel meer zelf kunnen doen. De rol van het BI-team verandert naar meer faciliterend.
  • De informatie die je maakt gaat zowel over eigen bedrijfsdata als externe data. De informatie is actiegericht, relevant, contextueel en prikkelend. En dit in relatie tot de taken, de functie, het gedrag en de voorkeuren van de gebruiker. Constante veranderingen maken dat je BI wendbaar moet maken. Wendbare BI voor wendbare medewerkers en organisaties.

Het is goed om je te realiseren dat veel Big Data en Open Data van buiten komt. En daarmee ook buiten je directe controle liggen.

De intelligente organisatie & Business Intelligence

Business Intelligence is geen project of een serie eenmalig uit te voeren processen. Integendeel: het is een zich steeds repeterende cyclus van processen. De cyclus moet je richten en doordacht uitvoeren om jouw organisatie slimmer te laten werken. Zoals Daan van Beek in zijn boek “De Intelligente Organisatie” beschrijft is te zien dat deze cyclus bestaat uit drie generieke basisprocessen. Dit noemen we de grote BI-cyclus. Vooral het creëren en gebruiken van goede informatie staat in de grote BI-cyclus centraal. En niet het verzamelen, analyseren en distribueren van informatie.

De intelligente organisatie & Business Intelligence

Het BI-proces start met het op gerichte wijze waarnemen en registreren van signalen. Deze signalen gaan over je klanten, processen, medewerkers, uitgevoerde taken, ketenpartners, ontwikkelingen binnen je sector, nieuwe wetgeving et cetera. Die verwerkt de organisatie tot informatie en nieuwe inzichten en kennis over haar functioneren. En vooral het functioneren in relatie tot de omgeving en strategie is van belang.

Natuurlijk is ook het verzamelen, analyseren en distribueren van de juiste informatie van belang. Dit noemen we de kleine BI-cyclus. De informatie en kennis moet uiteindelijk leiden tot adequate (re)acties. Acties variërend van het met meer inzicht en begrip eenvoudigweg verbeteren van taken en processen. Bijvoorbeeld door complete systemen te optimaliseren. Maar reacties gaan ook over nieuwe producten en diensten in de markt zetten. Hieruit kun je een belangrijke conclusie trekken. BI gaat dus feitelijk om continu verbeteren en innoveren met data.

BI begint met het goed registreren van gegevens

Zonder correcte en complete data is er geen sprake van betrouwbare informatie en waardevolle kennis. Garbage in, garbage out. Maar BI start ook met het kijken naar gedrag. Zonder een analytische bedrijfscultuur zal een prachtige visualisatie nauwelijks rendement opleveren. En zonder te weten op welk gedrag je zou moeten sturen is BI zinloos. En als je niet weet welke (re)acties er mogelijk zijn, dan weet je ook niet welke BI je moet leveren. Om met BI succesvolle producten te maken, moet je dus veel bedrijfskennis hebben. En je verdiepen in welke beslissingen een bedrijf allemaal neemt of zou moeten nemen.

Een lerende organisatie

De drie stappen vormen een cyclus. De organisatie voert deze voor alle lagen en disciplines in principe elke keer opnieuw uit. Uiteraard steeds met een andere uitgangssituatie omdat er iets is veranderd. BI zorgt zo voor een lerende organisatie: een doorlopend leerproces dat nooit meer stopt. En elke keer als medewerkers de cyclus bewust of onbewust doorlopen, evalueren zij hun inspanningen en bijbehorende resultaten. En starten vervolgens weer een nieuwe cyclus. Tijdens het reageren zal de intelligente organisatie ook haar registratiesystemen wellicht moeten ‘aanpassen’. Omdat zij bijvoorbeeld meer data wil registreren over klanten die weglopen.

De snelheid waarmee organisaties de cyclus doorlopen verschilt. Sommige websites kunnen zichzelf in enkele seconden aanpassen aan het klikgedrag van de bezoeker. Maar overheden kunnen jaren doen over het optimaliseren van hun beleid en politiek. Het maakt op zich niet uit. Je boekt al vooruitgang wanneer je organisatie de cyclus (steeds) sneller kan doorlopen.

Verdeel je aandacht evenwichtig

Ongeacht het tempo, zorg dat je de aandacht voor de processen in de grote en kleine BI-cyclus evenwichtig verdeelt. Ligt de focus puur op het verzamelen van data of het analyseren van informatie? Dan zal BI uiteraard weinig effect hebben, want het toepassen van de informatie en kennis blijft achterwege.

Er is ook geen sprake van echt intelligent gedrag wanneer:

  • de organisatie de kennis wel toepast maar vervolgens halfslachtig reageert
  • de gewenste veranderingen niet goed implementeert

De effectiviteit van BI staat of valt dus met het consequent doorlopen van alle stappen van de BI-cyclus. Hoe moeilijk of makkelijk die stappen ook lijken, dat doet er niet toe. Wees vooral consequent.

De intelligente organisatie beoordeelt ook of de (re)acties adequaat zijn geweest. Tijdens dat evaluatieproces beziet de organisatie ook of zij nog wel de juiste signalen registreert en verzamelt. Indien nodig verzamelt zij aanvullende gegevens. Of ze stelt de BI-cyclus op andere punten bij.

Iedereen doet mee

Iedereen in een intelligente organisatie doorloopt de cyclus. Deze cyclussen lopen niet allemaal automatisch synchroon. Iedereen is met zijn eigen ‘ding’ bezig en bevindt zich in een ander deel van de cyclus. Met BI kunnen we de cycli van de verschillende medewerkers goed op elkaar afstemmen. Daarmee gaan beslissingen en acties elkaar niet in de weg zitten maar zullen ze elkaar juist versterken. Uiteraard vraagt dat om een grote mate van eenduidigheid en standaardisatie van de definities van indicatoren en je data. Tot slot: zorg dat BI van hoog tot laag wordt gebruikt.

Big Data’s rol bij continue verbetering

De heilige graal van BI is de PLAN-DO-CHECK-ACT cyclus. En niet één versie van de waarheid of een datawarehouse zoals je misschien denkt. Deze cyclus, nieuw leven ingeblazen door dr. William Edwards Deming, volgt een aantal stappen:

  • PLAN: Kijk naar de huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering ervan. Stel hiervoor doelen en normen vast.
  • DO: Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling.
  • CHECK: Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie. Toets deze vervolgens aan de vastgestelde doelen. Rapporteer en bespreek de afwijkingen met elkaar.
  • ACT: Stel nu aan de hand van de gevonden resultaten de normen en doelen bij of pas de uitvoering aan. Verhef het geslaagde experiment tot de standaard.

Eigen werkwijze beoordelen en verbeteren

Kern is dat elke medewerker op deze manier in staat is om zijn eigen werkwijze te beoordelen. En vooral de mogelijkheid krijgt die te verbeteren. Dit kan op uitvoerend niveau maar geldt ook voor alle managers.

Meten is weten in het kwadraat

In wezen kan je met Big Data het concept ‘meten is weten’ in het kwadraat realiseren. Dichter op het proces door directe automatische metingen. Met snellere en tijdige feedback en voorspellende KPI’s. De toepassing daarvan verbetert operationeel en tactisch plannen. En het stelt je in staat om processen met grote snelheid te optimaliseren. De PDCA-cyclus kun je met een juiste Big Data toepassing vele malen sneller doorlopen. Dat geeft je een voorsprong in kwaliteit en ontketent een revolutie in leren, verbeteren en veranderen.

Waarmee de volgende stap richting waardecreatie volgt: innoveren met data. En niet te vergeten: de transformatie van hele organisaties of eenheden daarbinnen. Business Intelligence is dus geen rapportenfabriek. Het is een wijze waarop je veranderingen succesvol kunt implementeren. Waarmee je de kwaliteit van je dienstverlening drastisch kunt vergroten terwijl je tegelijk de kosten verlaagt.

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met big data architectuur (big data & continu verbeteren) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas Passionned Group

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas Passionned Group

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
1258
Aantal trainingen & workshops
1259
Aantal deelnemers opgeleid
1260
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
1261
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14